人事や評価者がすぐに実践すべき、企業力の向上につながる人事評価シートの作り方

企業力の向上や業務改善を推進するためには、一定の基準を設けた上で社員を公平に評価することが重要です。一般的には評価シートを用いた判断やフィードバックが実施されますが、評価シートはどのように設計すれば効果的なのでしょうか。設計に必要な概念を考えてみましょう。

人事評価シートは、公平・公正な視点で業務を見える化する社員が仕事をする上で大切と感じていることは、自己の業務が正当に評価され、成果や評価として評価者しいては企業に認められることです。自己の業務成果や達成量などを企業から理解されない場合、企業に対する信頼度と共に、業務遂行意欲や生産性が急速に低下する可能性があります。

そこで人事評価制度においては、企業内の人事評価制度に基づいた評価項目、そして実際の評価を見える化する人事評価シートを判断基準として用いる必要があります。現在の業務について客観的評価を実施することで、公正な評価・判断を行うことができ、単に評価対象者のモチベーション向上のみならず、前期の達成項目や課題事項の明確化による、次期に向けた改善検討材料となります。

課題点を明確にするために、人事評価シートに最低限必要な4項目人事評価制度に基づく人事考課シートの内容は、一般的に次の4つの項目に分類されます。ただし「何を」「どのように」評価するかは、業種や職種によってや、企業の経営理念や営業方針、場合によっては時代や技術の変化にも対応する必要がありますので、常に内容を吟味し改善する必要があります。

1.評価項目社員に課せられた業務遂行内容についてその業務量や内容を細分化し、何が社員個人の評価対象となるのかを複数に分けて項目化するものが評価項目です。人事評価制度で最も重要な、「何が自分の評価に繋がるのか」を表したものとなります。

2.評点評価項目について、どの程度達成したかを表すものが評点（評価点）です。 100点満点式の他、S・A・B・C・Dのなど上位評価から下位評価まで数段階に分ける階段式であることが大半です。 3.評価ウェイト社員個人が行う評価項目全体を100として、それぞれの評価項目についてどの程度企業にとって重要で、その難易度がどの程度であるかを表現するものです。多くの人事評価制度では100を振り分け、「評点×評価ウェイト」の式で実際の得点が決まります。

4.課題点評価をする・されるにあたり、評価期間中に起こった失点要素について社員と企業が認識を一致させ、来期に向けた課題を明らかにするものです。社員は課題を克服してより高い評点を目指し、企業はその社員がどのような課題を有しているのかを認識する目的があります。

人事評価シートのフォーマットは、役職や職種によってカスタマイズする人事評価制度に基づく人事評価シートについて、全社統一である必要はまったくありません。役職（管理職・一般職等）や職種（管理職、営業職、技術職、SE職など）、あるいは個人によって、その評価項目・評価ウェイトがまったく違うものであっても構いません。肝心なことは、評価対象者（あるいは役職・職種）に対して、企業が求める業務遂行および達成に関する理想像がどのようなものなのか明確にするということです。その上で、その社員のモチベーションアップに繋がる評価項目・評価ウェイトを設計します。ここで誤ってはいけないのが、人事評価制度自体や評価計算事務を簡便化するために、評価シートの種類を絞ってしまうことです。種類を絞った結果、実際の仕事内容と評価項目が異なるものになってしまう恐れがあります。そうなると実際に評価する際、評点の設定基準や精度が著しく低下してしまい、評価シート本来の目的を達成できなくなってしまいます。

その結果、社員が人事評価制度へ不信感を抱くこととなり、評価精度の形骸化、業務モチベーション低下、生産性の低下といった負のスパイラルへと繋がってしまいます。評価シートは、企業毎の理想に近づくまで改善を重ねるこのように人事評価シートは、企業が求めている社員像と社員が求めている正当な評価欲求を融合し、具現化したものとも言えます。

もちろん、人事評価制度自体が確立されていることが最重要な要素です。その上で、評価を見える化したものが、人事評価シートとなります。企業によって、社員の求める理想像や人員構成が異なる事は明らかです。そのため画一的なテンプレートをそのまま利用するのではなく、評価項目や評価ウェイトは自社に適合するように、一から作成したり、カスタマイズすることをおすすめします。

重要なことは、会社が社員に求める業務に対する評価項目と理想とする働き方を明確かつ正確に伝えることです。すると、社員の間で「これを達成すれば評価される」という同一の認識を持つことができ、結果的に業務っ改善・業務拡大につながるのです。

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ケン・ブランチャード